[อัปเดตปี 2023] วิธีทำ Dropdown List ใน Google Sheets
5326 views | 15/03/2023
Copy link to clipboard
Apple W.
Content Creator

Dowp-down List คือรายการที่เลื่อนลงมาเพื่อช่วยในการบันทึกข้อมูล ซึ่งฟังก์ชั่นนี้มีอยู่ทั้งในโปรแกรม Microsoft Office Excel และ Google Sheets เป็นฟังก์ชั่นที่ทำง่ายและได้ใช้งานเป็นประจำ มีประโยชน์ในการช่วยประหยัดเวลาคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ แถมยังช่วยป้องกันความผิดพลาด วันนี้นอกจากจะมาสอนทำ Drop-down List แล้วยังมี Use Cases ในการสั่งอาหารง่าย ๆ แต่นำไปใช้ได้จริงมาสอนให้เห็นความเจ๋งของฟังก์ชั่นนี้กัน ! 



วิธีทำ Dropdown List ใน Google Sheets

ขั้นตอนที่ 1 คีย์ข้อมูล

เริ่มจากการคีย์ข้อมูลทุกอย่างที่เราต้องการจะจัดการก่อนเลย จัดฟอร์ม จัดคอลัมน์การกรอกข้อมูล เช่นในตัวอย่างเป็นการคีย์ข้อมูลเมนูอาหารซึ่งมีอยู่ 3 คอลัมน์ด้วยกัน คอลัมน์ A คือเมนู burger คอลัมน์ B คือเมนูเครื่องดื่ม ส่วนคอลัมน์ C คือเมนูของกินเล่น  



ขั้นตอนที่ 2 เลือกเซลล์ที่ต้องการสร้าง Dropdown List 

ในตัวอย่างร้านอาหารแห่งนี้ต้องการสร้าง Dropdown List 3 ที่ด้วยกันในคอลัมน์ Order เพื่อสร้างออเดอร์ว่าลูกค้าจะเลือกสั่งเมนูอะไรบ้าง โดยเลือกสร้าง Dropdown List ที่ Burger ก่อน ซึ่งในที่นี่คือเซลล์ B9 ให้คลิกขวาที่ Cell B9 แล้วเลือก Option dropdown (เมนูแบบเลื่อนลง) แล้วใส่รายการทั้งหมดในช่อง Criteria (เกณฑ์) เปลี่ยนสีได้ตามใจชอบ เสร็จแล้วกดปุ่ม Done เราก็จะได้ Dropdown List สวย ๆ ไว้ใช้งานแล้ว


นอกจากวิธีข้างต้นแล้ว อีกวิธีหนึ่งในการสร้าง Dropdown List ก็คือให้เลือกเซลล์ที่ต้องการทำ Dropdown List จากนั้นไปที่เมนู ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูล > เพิ่มกฎ ในช่อง ‘เกณฑ์’ ก็ให้ใส่รายการที่ต้องการจะใส่ใน Dropdown List ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ใช้ทำ Dropdown List ได้เหมือนกัน


TIPS: การปรับ Dropdown List ใน Advanced Options 

ในช่อง Advanced Options ให้เราเลือกช่องใส่ข้อมูลผิด (Invalid input) เพื่อปฏิเสธหากข้อมูลไม่ถูกต้อง และรูปแบบการแสดงผล Dropdown List มีเลือกได้สามแบบคือ Chip, Arrow และ Plain text ซึ่งเลือกได้ตามความเหมาะสมของการใช้งานได้เลย 



ขั้นตอนที่ 3 การ Filter ข้อมูล

เมื่อทำ Dropdown List ทั้ง 3 ที่เเล้ว ต่อไปจะเป็นการ Fillter ข้อมูลเมื่อลูกค้าสั่งอาหาร โดยเราจะสร้างเทมเพลตที่ชื่อว่า ‘Your Order’ โดยใช้ตัว Ampersand หรือว่าเครื่องหมายแอนด์ ( & ) มาผูกสูตรเป็นเงื่อนไขไปกำหนดในการ Filter ข้อมูลเมนูที่ลูกค้าเลือกในส่วนของ Burger(B9) Drink(B10) และ Snack(B11) เพื่อสรุปเป็น 1 ออเดอร์ เพียงเท่านี้เมื่อลูกค้าสั่งอาหารเข้ามา ตัวออเดอร์ก็จะโชว์แค่เมนูที่ลูกค้าเลือกแล้ว   


เป็นยังไงบ้างคะในการทำ Dropdown List ใน Google Sheets ง่ายสุด ๆ ไปเลย เหมาะอย่างยิ่งที่จะเรียนรู้และนำไปใช้งานกับข้อมูลเยอะ ๆ เช่น ข้อมูลจังหวัด ออเดอร์จากลูกค้า ฯลฯ ที่สำคัญ Google Sheets ยังเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ฟรีอีกด้วย สำหรับใครที่สนใจอยากเรียนรู้เพิ่มเติม ขอแนะนำคอร์สเรียนออนไลน์ Intro to Google Sheets ที่จะสอนการใช้งานฟังก์ชั่นเจ๋ง ๆ อีกมากมายใน Google Sheets เรียนฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย เก็ทได้ใน 1 ชั่วโมง !