Checklist 10 ข้อต้องพร้อมก่อนพรีเซนต์งาน 1 วัน
735 views | 08/11/2022
Copy link to clipboard
Apple W.
Content Creator

เตรียมตัวให้พร้อมก่อนวันพรีเซนต์งานจะมาถึง หากใครไม่อยากตกม้าตาย พลาดสิ่งสำคัญในโค้งสุดท้าย เรามี Checklist 10 ข้อที่ ‘ต้องพร้อม’ ต้องเป๊ะก่อนวันพรีเซนต์งานจริง 1 วันมาฝากเพื่อให้วันพรีเซนต์งานจริงราบรื่น ลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ตลอดการพรีเซนต์งานค่ะ  



1. ฉันมาพรีเซนต์งานเพื่ออะไร

อย่าลืมเป้าหมายของการพรีเซนต์งานของเราเด็ดขาด หากเราต้องพรีเซนต์งานเพื่อขอความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงาน ให้เรา remind กับคนฟังก่อนทุกครั้งที่จะพูด เพื่อดึงให้คนฟังเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่เราจะพรีเซนต์ เพราะบางครั้งอาจมีหลายคนที่พรีเซนต์ก่อนหน้าเรา จนทำให้คนฟังจับประเด็นไม่ทัน ดังนั้นเพื่อเป็นการเตือนตัวเราเองด้วยจึงควรบอกคนฟังว่า วันนี้เราจะมาพรีเซนต์งานเรื่องอะไรและเพื่ออะไร

 

2. ฉันต้องการอะไรจากคนฟัง

สมมติว่าบริษัทของเราต้องการเปลี่ยนวิธีในบันทึกการทำงานบนระบบใหม่ที่ไม่เคยมีใครเคยใช้งานมาก่อน จุดประสงค์ของเราคือการทำให้คนฟังเปลี่ยนมาใช้งานระบบใหม่โดยให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด เราต้องสรุปสิ่งที่เราต้องการให้คนฟังทำตามให้ได้เป็นข้อ ๆ ไม่อย่างนั้นจะเหมือนว่าเราไปพูดให้เขาฟังเฉย ๆ แต่ไม่ได้ให้แนวทางปฏิบัติเขาไป จนทำให้การพรีเซนต์ของเราไม่ประสบผลสำเร็จได้

 

3. ฉันดึงดูดความสนใจของคนฟังได้ไหม

ดึงดูดความสนใจของคนฟังให้ได้ตั้งแต่ 1 นาทีแรก ด้วยการให้ความสำคัญกับการพูดเปิดพรีเซนต์ สรุปเรื่องที่จะพูดให้จบใน 1 นาที เขียนประโยคเปิดพรีเซนต์โดยใช้แก่นเรื่องเป็นตัวนำทาง เมื่อร่างแล้วให้แน่ใจว่าคนฟังจะเข้าใจเรื่องที่เราจะพูดจากประโยคเปิดพรีเซนต์ได้ โดยใช้ประโยคคำถาม สถิติตัวเลข ภาพจำ ฯลฯ เพื่อกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นของคนฟังไว้ให้ได้ตั้งแต่ต้น 


4. ฉันสบตาคุณไหม 

Look into the eyes เพราะดวงตาเป็นหน้าต่างของหัวใจ การซ้อมหน้ากระจกหรือการพูดกับตัวเองเป็นเรื่องที่โอเคค่ะ แต่ถ้าจะให้ดีขึ้นไปอีก เราต้องซ้อมพูดในสถานการณ์เสมือนจริง แนะนำให้ซ้อมพูดต่อหน้าเพื่อนร่วมงานหรือลูกทีมที่ไว้ใจในสถานที่เสมือนจริง ให้เขาช่วยคอมเมนต์ว่าเรามี Eye Contact กับคนฟังไหม หากเป็นการพรีเซนต์งานออนไลน์แบบเปิดกล้อง คุณยิ้มไหม ท่าทาง สีหน้าที่สื่อออกไปตื่นเต้น ตกใจ หรือว่าเป็นธรรมชาติแล้วหรือยัง  


5. น้ำเสียงฉันเป็นอย่างไร 

นำเสียงคนเราจะเปลี่ยนไปเวลาใช้เครื่องขยายเสียง บางคนเสียงพูดปกติโอเคมากแต่เมื่อต้องพูดผ่านลำโพงกลับเปลี่ยนไปเป็นอีกเสียง น้ำเสียงของเราสามารถเปลี่ยนทัศนคติคนฟังได้อย่างมาก หากขึ้นจมูกไปคนฟังอาจสงสัยว่าเรากำลังป่วย แหบไปก็ทำให้คนฟังหมดความสนใจ แต่นั่นหมายความว่าเราต้องดัดเสียงหรือเปล่านะ ? เปล่าเลยค่ะ แค่พยายามทำให้เสียงของเรามีความสูงต่ำไปตามเรื่องที่เน้น ฟังดูเหมือนชวนคุยมากกว่ากำลังสั่งสอน 



6. ฉันจะทำอย่างไรหากประหม่ากะทันหัน 

แพลนบีของคุณคืออะไร หากคุณพูด ๆ อยู่แล้วหลงประเด็น ลืมพูดเรื่องใดเรื่องหนึ่ง รู้สึกประหม่ากะทันหัน ตัวสั่น อะไรจะเรียกสติคุณได้ ? บางคนอาจต้องซ่อน Note เล็ก ๆ ไว้ในมือ เพื่อที่จะเอามาดูเวลาลืม บางคนอาจต้องแก้สถานการณ์ด้วยการขอดื่มน้ำ ฯลฯ ความประหม่าและเรื่องผิดพลาดไม่ใช่คำสาบ เราสามารถพลิกมันให้เป็นผลลัพธ์ที่น่าทึ่งได้ค่ะ  


7. ภาษากายของฉันแปลกไหม เป็นธรรมชาติหรือเปล่า 

ท่าทางที่ควรหลีกเลี่ยงไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ก็ตาม ก็คือท่าห่อไหล่ หลังค่อม ให้ยืดตัวให้ตรง อกผายไหล่ผึ่ง เรียกความมั่นใจ ใครที่มีท่าประจำที่ช่วยให้คิดออกก็ให้ใช้ท่านั้นประกอบการพรีเซนต์ เช่น บางคนเดินแล้วช่วยให้คิดออก ออกแบบภาษากายอย่างไรก็ได้ ขอแค่ทำแล้วมันไม่ขัดขวางการสื่อสารของเราเป็นพอ ไม่จำเป็นต้นเดินไปเดินมา แต่หันตัวไปยังคนฟังที่นั่งอยู่คนละตำแหน่งก็ได้ ท่าทางที่ดีจะช่วยให้การพูดพรีเซนต์ของเราราบรื่นและผ่อนคลาย 


8. ฉันพูดจบตามเวลาไหม

คนที่พูดเยอะ ไม่ใช่คนที่พูดเก่ง คนที่พูดไปเรื่อยไม่มีต้น กลาง ปลายจะทำให้คนฟังเบื่อและไม่ขลัง การพูดพรีเซนต์ที่ดีที่สุด คุณต้องมีกรอบเวลาที่ชัดเจน แม้การพรีเซนต์นั้นจะไม่จำกัดเวลาให้คุณก็ตาม แต่คุณต้องกำหนดเวลาพูดให้ตัวเอง เวลาที่ใช้ในการพูดที่ดีคือเวลาที่ต้องใช้จริงคูณด้วย 0.9 หากเวลาที่คุณต้องใช้พูดคือ 20 นาที เวลาที่แท้จริงคือ 18 นาที เผื่อเวลาให้กับความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ค่ะ


9. มีช่วงไหนที่ฉันควรตัดออกไหม 

เมื่อซ้อมพูดมาเรื่อย ๆ จนถึงโค้งสุดท้าย คนเราจะชอบมองเห็นข้อผิดพลาดผุดขึ้นมาเป็นดอกเห็ดทั้งที่มันดีอยู่แล้ว แต่เราชินกับมันอยู่ใกล้มันมากเกินไป ทำให้เราอยากตัดโน้น ปรับนี่ รื้อใหม่ ให้ระวังตรงนี้ไว้ด้วย การปรับเนื้อหาโค้งสุดท้ายอาจทำให้เราได้ผลงานที่ Craft มากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันถ้าไม่ระวังแทนที่จะได้ผลงานระดับ A+ เราจะได้ผลงานระดับ B+ แทน ทางที่ดีควรให้คนที่เข้าใจในเนื้อหาอีกคนมาช่วยดูค่ะ


10. สไลด์ของฉันเวิร์กไหม ?

สไลด์ที่ดีไม่ใช่สไลด์ที่สวยเลิศ แต่เป็นสไลด์ที่เห็นแล้วเข้าใจ ตรงประเด็น การตกแต่งเป็นเรื่องรองลงมา ปัจจุบันการทำสไลด์สไตล์ Infographic กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในการนำเสนองานเพราะช่วยสื่อสารเรื่องราว เนื้อหาได้ดีจากภาพ ย่นย่อเนื้อหายาวเหยียดให้อยู่ในภาพ 1 ภาพ แล้วเราเป็นผู้บรรยายรายละเอียดเสริมเนื้อหาอีกที ทำให้ทำงานง่าย และเป็นมืออาชีพมากขึ้น อย่าลืมทดสอบสไลด์ด้วยว่าเปิดได้ไหม


หากใครสนใจเรียนรู้การทำพรีเซนเทชั่นสไตล์ Infographic ขอแนะนำคอร์สเรียนออนไลน์ ‘PowerPoint​ Infographic​ for​ Business’ สำหรับผู้ที่อยากเริ่มต้นจับทางการทำ Presentation แบบมือโปร เรียนรู้ทุกขั้นตอนการทำสไลด์นำเสนองานให้สวย น่าสนใจ และอ่านง่ายสำหรับสาย Business เรียนจบแล้วสามารถออกแบบสไลด์สไตล์ Infographic ได้คล่องขึ้นแน่นอน คลิกเลย 



ที่มาข้อมูล

  • แอนเดอร์สัน,คริส.TEDTalks:TheOfficialTEDGuidetoPublicSpeaking.กรุงเทพฯ:โอเพ่นเวิลด์สพับลิซชิ่งเฮาส์.