สไลด์นำเสนองานถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปอย่างราบรื่นและช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังโฟกัสได้มากขึ้น แล้วจะทำสไลด์นำเสนองานให้ออกมาดีได้อย่างไร บทความนี้ได้รวบรวมสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการทำสไลด์ PowerPoint มาให้ โดยเป็นเคล็ดลับระดับมือโปรจากนักนำเสนอเก่ง ๆ มาดูกันเลยว่าจะมี Do’s & Don’ts อะไรบ้าง

PowerPoint Do’s

1. ทำความเข้าใจผู้ฟังของคุณ

ก่อนจะใส่ข้อมูลในสไลด์ คุณควรทำความรู้จักกับผู้ฟังว่าพวกเขาคือใครเพื่อจะได้ใส่ข้อมูลและออกแบบสไลด์ให้ตรงกับผู้ฟังมากที่สุด Nancy Duarte นักเขียนเจ้าของผลงาน Slide:Ology และนักพูด กล่าวว่า ให้ลองใช้คำถาม 6 ข้อนี้เพื่อทำความรู้จักกับผู้ฟังของคุณ เพื่อจะได้สร้างสไลด์ให้ออกมาน่าฟังและดูเป็นมืออาชีพมากที่สุด

• พวกเขาเป็นใคร
• ทำไมพวกเขาถึงต้องมาฟัง
• คุณจะแก้ปัญหาของพวกเขาได้อย่างไร
• คุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร
• คุณจะเข้าถึงพวกเขาได้ดีที่สุดได้อย่างไร
• พวกเขาจะต่อต้านคุณอย่างไร

เมื่อคุณเข้าใจผู้ฟังแล้ว มันจะช่วยให้กำหนดโครงสร้างงานที่จะนำเสนอได้ และแนวคิดหลักของงานจะช่วยไกด์ให้คุณใส่ข้อมูลต่าง ๆ ในแต่ละสไลด์ได้อย่างเป็นระบบระเบียบมากขึ้น โดยที่ไม่หลุดออกจากสิ่งที่ต้องการจะนำเสนอจริง ๆ

2. ทำสไลด์ให้เรียบง่ายและกระชับ

Paul Jurczynski ผู้ร่วมก่อตั้ง SlideCamp กล่าวว่า ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือสไลด์ที่มีข้อมูลอัดแน่นเยอะเกินไป ผู้คนมักต้องการใส่ทุกอย่างลงไปในสไลด์หน้าเดียว นอกจากมันจะดูไม่สวยและไม่น่าอ่านแล้ว มันยังทำให้ผู้ฟังหลุดจากความสนใจ พวกเขาอาจไม่ฟังสิ่งที่คุณพูดเลยก็ได้ กฎทองของการทำสไลด์คือต้องมีหนึ่งข้อความหรือหนึ่งไอเดียต่อหนึ่งสไลด์ ถ้าคุณมีอะไรจะพูดมากกว่านี้ให้ใส่ในสไลด์ถัดไปจะดีกว่า และควรระมัดระวังการใช้แอนิเมชั่นและเสียง หากจะใช้ก็ควรใส่อย่างพอดี

• จัดระเบียบความคิดว่าจะนำเสนออะไรบ้างให้ดีก่อน โดยสามารถร่างใส่บนกระดาษได้ 

• ตรวจสอบว่าข้อมูลแต่ละส่วนที่จะนำเสนอ เหมาะกับรูปแบบการนำเสนอแบบไหน เช่น รูปภาพ กราฟ หรือแผนภูมิ เป็นต้น

• ใส่ใจเรื่องความต่อเนื่องของการออกแบบ เลือกใช้สีพื้นหลัง สีฟอนต์ และรูปแบบการเปลี่ยนสไลด์ให้เหมือนกันทั้งหมด

3. เลือกสีและฟอนต์อย่างระมัดระวัง

สีและฟอนต์เปรียบเสมือนหัวใจหลักในการทำสไลด์นำเสนองาน หากเลือกใช้อย่างชาญฉลาดมันจะช่วยให้สไลด์ดูดีและน่าฟังมากขึ้น แต่ถ้าเลือกใช้สีอย่างไม่ตั้งใจมันก็จะทำให้สไลด์ดูเลอะเทอะทันที 

Paul Jurczynski ผู้ร่วมก่อตั้ง SlideCamp กล่าวว่า สีเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสารด้วยภาพและการกระตุ้นอารมณ์ มันสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมได้ คุณควรเลือกใช้สีตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการจะสื่อ เช่น งานที่นำเสนอเป็นหัวข้อเชิงบวกก็ควรจะใช้สีที่สดใสและขี้เล่น แต่ถ้างานนำเสนอนั้นค่อนข้างจริงจังและซีเรียสก็ควรเลือกใช้สีโทนเข้มหรือสีที่เป็นกลาง เป็นต้น 

ส่วนการเลือกใช้ฟอนต์ Paul Jurczynski ก็แนะนำไว้ว่า ต้องเป็นฟอนต์ที่อ่านง่ายและสามารถมองเห็นได้ชัดจากด้านหลังห้อง และมันควรจะตรงกับอารมณ์ของงานนำเสนอของคุณด้วย คำแนะนำคือเลี่ยงใช้ฟอนต์แปลก ๆ ควรใช้ฟอนต์มาตรฐานที่อ่านง่ายอย่าง Sans-Serif และชื่อหัวข้อควรมีขนาด 28 - 48 pt ส่วนข้อความหรือหัวข้อย่อยควรมีขนาดอย่างน้อย 24 pt 

4. ปิดท้ายด้วยสไลด์สรุป

หน้าสุดท้ายของสไลด์นั้นสำคัญพอ ๆ กับหน้าแรก และการปิดท้ายด้วยสไลด์สรุปก็จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจประเด็นสำคัญที่คุณพูดมาทั้งหมด มันคือการสรุปอีกรอบเพื่อให้พวกเขาจดจำได้ดีขึ้น นักพูดชื่อดังหลายคนมักใส่สรุปไว้ในหน้าสุดท้ายของสไลด์ พร้อมปิดจบด้วยการสรุปหรือเล่าเรื่องที่น่าจดจำเกี่ยวกับเรื่องที่นำเสนอ เพราะมันสามารถช่วยให้ผู้ฟังจดจำเรื่องราวหรือการนำเสนอของคุณได้นานขึ้น

5. อย่าลืมฝึกฝน

ถึงแม้จะทำสไลด์ออกมาดีมาก แต่ถ้าไม่ฝึกฝนหรือซ้อมเลยสักครั้ง วันจริงคุณอาจพูดไม่ออกหรือตื่นเต้นจนลืมไปว่าจะนำเสนออย่างไรดี และสไลด์ที่ทำออกมาปัง ๆ ก็จะไร้ค่าทันที เพราะการพรีเซนต์ถือเป็นหัวใจสำคัญของงานนำเสนอไม่แพ้การทำสไลด์เลย ลองฝึกซ้อมเพื่อให้แน่ใจว่าเรานำเสนอได้ดีหรือยัง หรือมีจุดไหนที่ควรแก้ไขไหม การฝึกซ้อมจะช่วยให้คุณมั่นใจมากขึ้น และมันยังช่วยให้ได้เห็นถึงข้อผิดพลาดก่อนที่จะสายเกินแก้ด้วย 

PowerPoint Don’ts

1. ใส่ทุกอย่างลงในสไลด์หน้าเดียว

อย่างที่บอกไปว่าการยัดทุกอย่างลงในสไลด์หน้าเดียวจะทำให้ผู้ฟังไม่ตั้งใจฟังหรือหลุดโฟกัสจากสิ่งที่คุณนำเสนอไปเลย ขอแนะนำว่าอย่าใส่ข้อความเกิน 7 - 8 บรรทัดในหนึ่งสไลด์ ถ้ามีสิ่งที่ต้องการจะนำเสนออีกควรเพิ่มหน้าสไลด์จะดีกว่าการใส่ทุกอย่างลงในหน้าเดียว 

2. ใช้ภาพเคลื่อนไหว และเสียงมากเกินไป

หลีกเลี่ยงการใช้แอนิเมชั่นมากเกินไป ทรานซิชั่นที่ฉูดฉาด เอฟเฟกต์เสียงสั่นสะเทือน พื้นหลังที่ยุ่งเหยิง เงาที่ไม่จำเป็น ฟอนต์ที่หรูหรา หรือเอฟเฟกต์อื่น ๆ ที่ไม่ได้ทำให้ข้อมูลของคุณชัดเจนขึ้น ถึงแม้เอฟเฟกต์เหล่านี้จะสามารถใช้ได้ แต่มันเหมาะสำหรับการใช้แค่เพียงเล็กน้อยเท่านั้น เพราะถ้าใช้มากเกินไปมันจะทำให้ผู้ฟังเบี่ยงเบนความสนใจได้ เพราะฉะนั้นถ้าจะใช้เอฟเฟกต์ต่าง ๆ ควรคิดอย่างรอบคอบว่าเหมาะสมไหม และอย่าใช้มันมากจนเกินไปเชียว

3. เลือกสีและแบบอักษรที่อ่านยาก

ถือเป็นข้อผิดพลาดสุดฮิตเลยก็ว่าได้ ถ้าคุณไม่ใช่นักออกแบบมืออาชีพ คำแนะนำคืออย่าเลือกใช้ชุดสีดังนี้ สีแดง/เขียว, น้ำตาล/เขียว, น้ำเงิน/ดำ, น้ำเงิน/ม่วง, เหลือง/น้ำเงิน และควรเลี่ยงพื้นหลังสีสดใสเพราะมันจะทำให้อ่านตัวอักษรยากมาก ๆ คุณควรเลือกพื้นหลังสีอ่อนเข้าไว้เพื่อจะได้ใช้ฟอนต์สีเข้ม ซึ่งจะทำให้อ่านง่าย และอย่าใช้สีฟอนต์ที่ต่างกันในทุกสไลด์ เพราะมันจะทำให้สไลด์ดูไม่สมูทหรือเป็นหนึ่งเดียวกัน

4. ใส่ตัวเลขหรือสถิติมากเกินไป

ไม่มีใครอยากเห็นข้อมูลดิบทั้งหมด พวกเขาต้องการให้คุณสรุปข้อมูลพวกนั้นมาให้เลย ควรระวังการใส่ข้อมูลตัวเลขที่มากเกินไป หากมีสถิติที่สำคัญต่อเรื่องราวที่นำเสนอ ก็ควรจัดรูปแบบให้ออกมาน่าสนใจอย่างเช่นแผนภูมิหรือกราฟ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจทันทีและสนใจในการนำเสนอได้ดีกว่า

5. อ่านทุกคำในสไลด์

เพราะผู้ฟังก็สามารถอ่านสิ่งที่อยู่ในสไลด์ได้ และพวกเขาก็ไม่ได้ต้องการให้คุณอ่านทุกคำในนั้นให้ฟัง ดังนั้นคุณจึงควรใส่แค่หัวข้อย่อยที่จะนำเสนอ ส่วนเนื้อหาหรือข้อมูลต่าง ๆ ก็ควรพูดออกมาเพื่อให้ผู้ฟังโฟกัสและตั้งใจฟังสิ่งที่คุณจะนำเสนอ การทำแบบนี้จะดีกว่าการอ่านทุกคำในสไลด์มาก ๆ และเวลาพรีเซนต์ก็ไม่ควรรีบพูด เพราะการรีบพูดมันอาจทำให้คุณเสียงสั่นหรือหายใจไม่ทันได้ ค่อย ๆ พูดจะดีกว่า เพราะเสียงจะชัดเจนและพูดได้จังหวะที่ดีกว่าเวลารีบพูดเร็ว ๆ

อยากอัปสกิลการทำพรีเซนเทชั่นให้เก่งมากขึ้น อยากเรียนรู้เทคนิคดี ๆ ในการทำสไลด์ PowerPoint ขอแนะนำคอร์ส Shortcut PowerPoint​ Design คอร์สเรียนที่จะสอนเทคนิคของมืออาชีพในการออกแบบสไลด์พรีเซนเทชั่นให้ดูสวย น่าสนใจ อ่านข้อมูลง่าย และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกงาน 

สนใจเรียนคอร์ส Shortcut PowerPoint​ Design คลิกที่นี่

ที่มาข้อมูล

• https://visualhackers.com/blog/18-powerpoint-dos-and-donts/
• https://hanloncreative.com/hanlon-insight/powerpoint-dos-and-donts/
• https://www.slideshare.net/sudarsansahu/powerpoint-do-dont
• https://ideas.ted.com/6-dos-and-donts-for-next-level-slides-from-a-ted-presentation-expert/