เคยไหมทำสไลด์นำเสนองานมาอย่างดี แต่พอต้องพูดนำเสนอกลับตื่นเต้นและประหม่ามาก จนส่งผลให้ทุกอย่างออกมาไม่ดี ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะพลังของการพูดสามารถส่งผลต่ออารมณ์ บรรยากาศ และความรู้สึกของผู้ฟังได้ มาพัฒนาทักษะการพูดนำเสนองานให้ดีขึ้นด้วย 8 เคล็ดลับดี ๆ จากวิทยากร นักพูด และผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารระดับโลกกันเลย  

1. เริ่มต้นด้วยข้อความและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

“ถ้าคุณเขียนสิ่งที่จะพูดออกมาเป็นประโยคไม่ได้ คุณก็จะไม่สามารถพูดออกมาได้”

— Dianna Booher ผู้เชี่ยวชาญด้าน Business Communication 

ถ้าคุณยังไม่เก็ทว่าอะไรสำคัญที่สุดที่ผู้ฟังต้องรู้ ก็อาจจะทำให้การนำเสนองานออกมาไม่ดีเพราะพวกเขาก็จะไม่รู้หรือเข้าใจในสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอเหมือนกัน อย่าเริ่มการนำเสนอโดยที่ยังไม่เข้าใจว่าคุณต้องการให้ผู้ฟังเข้าใจอะไร คำแนะนำนี้จะช่วยคุณได้มาก ควรเริ่มต้นจากวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนก่อนจะดีที่สุด มันคือคีย์หลักที่จะช่วยให้การพรีเซนต์ออกมาเพอร์เฟค

2. เริ่มต้นบนกระดาษ ไม่ใช่ PowerPoint

“สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการนำเสนองาน คือการมีเรื่องราวที่จะบอกเล่าก่อนที่จะทำงานกับไฟล์ PowerPoint”

— Cliff Atkinson ที่ปรึกษาด้านการสื่อสาร และนักเขียนเจ้าของผลงาน Beyond Bullet Points

ลองนึกถึงครั้งล่าสุดที่คุณต้องเตรียมทำสไลด์นำเสนองานดูซิ คุณเริ่มด้วยการร่างเรื่องราวที่จะเล่าบนกระดาษก่อนไหม หรือว่าเริ่มต้นด้วยการเปิดโปรแกรม PowerPoint เพื่อทำสไลด์เลยทันที ถ้าคำตอบคืออย่างหลังขอแนะนำว่าให้ลองเปลี่ยนมาใช้วิธีการร่างแนวคิดที่จะนำเสนอบนกระดาษก่อนจะดีกว่า นักสื่อสารที่ดีมักจะใช้เวลากับแนวคิดมากกว่าการทำสไลด์ ใช้เวลากับการเขียนเรื่องราว แนวคิดบนกระดาษอย่างรอบคอบ เพราะมันจะช่วยให้การทำสไลด์ง่ายและชัดเจนมากขึ้น แถมยังทำให้เห็นถึงข้อผิดพลาดที่ควรแก้ไขได้ดีด้วย

3. บอกเล่าเรื่องราวของคุณใน 3 องก์

“วิธีการนำเสนอจะเป็นตัวกำหนดวิธีการโต้ตอบของคุณ”

— Neville Brody กราฟิกดีไซเนอร์

การนำเสนอส่วนใหญ่จะเป็นไปตามรูปแบบต่อไปนี้

• ฉันเป็นใคร
• สิ่งที่ฉันทำ (หรือสิ่งที่บริษัทของฉันทำ)
• สินค้า/บริษัท/ไอเดียของฉันแตกต่างกันอย่างไร
• ทำไมคุณควรซื้อ/ลงทุน/สนับสนุนฉันตอนนี้

เปลี่ยนการนำเสนองานด้วย WHO > WHAT > HOW > WHY มาเป็นวิธีที่ผู้นำเสนองานเก่ง ๆ อย่าง Steve Jobs ชอบใช้จะดีกว่า ซึ่งมันคือวิธีเล่าเรื่องราวใน 3 องก์ ได้แก่ WHY > HOW > WHAT

• เหตุใดผู้ฟังจึงควรใส่ใจ
• ไอเดีย/สินค้าจะทำให้ชีวิตดีขึ้นได้อย่างไร
• ต้องดำเนินการอย่างไร

วิธีนี้จะได้ผลดีมาก ๆ ในการนำเสนองาน เพราะโครงสร้างการนำเสนอแบบนี้มันมีทั้งจุดเริ่มต้น ตรงกลาง และจุดสิ้นสุด มันค่อนข้างชัดเจนและน่าสนใจมาก ผู้ฟังก็จะรู้สึกอยากฟังมากขึ้นและรู้สึกมีส่วนร่วมไปด้วย เหมาะสำหรับใช้ในการนำเสนอเพื่อขายผลิตภัณฑ์หรือขอทุนสำหรับทำธุรกิจมาก ๆ

4. คุณไม่จำเป็นต้องจำทุกคำ

“ผู้คนจะลืมสิ่งที่คุณพูด ผู้คนจะลืมสิ่งที่คุณทำ แต่ผู้คนจะไม่มีวันลืมว่าคุณทำให้พวกเขารู้สึกอย่างไร”

— Maya Angelou กวีและนักเคลื่อนไหวด้านสิทธิพลเมือง

มันเป็นเรื่องธรรมดามากเมื่อเวลาจะพรีเซนต์งานแล้วคนเราจะชอบท่องจำคำพูด หรือบางคนก็เลือกที่จะอ่านทุกคำบนสไลด์ไปเลย ขอแนะนำว่าผู้ฟังไม่รู้หรอกว่าคุณกำลังจะพูดอะไร ซึ่งมันตรงกับที่ Maya Angelou กล่าวไว้ว่า พวกเขาจะจำคำที่คุณพูดไม่ได้ แต่จะจำได้อย่างแน่นอนว่ารู้สึกอย่างไร ดังนั้นแทนที่จะท่องจำบทพูด เปลี่ยนเป็นทำความเข้าใจกับสิ่งที่จะพูดให้ดี แล้วฝึกซ้อมก่อนพรีเซนต์สักหน่อย และพูดออกไปตามที่คุณเข้าใจเลย มันจะทำให้บรรยากาศของการนำเสนองานน่าฟังมากขึ้น

5. ใช้ภาพที่น่าสนใจเป็นส่วนประกอบในคำพูด

“ภาพหนึ่งภาพมีค่าเท่ากับคำพูด 1,000 คำ”

มันมีเหตุผลว่าทำไมสำนวน ‘การเห็นคือการเชื่อ’ และ ‘ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูด 1,000 คำ’ จึงเป็นที่รู้กันทั่วๆ ไป และเหตุผลดังกล่าวมีพื้นฐานมาจากวิทยาศาสตร์ที่เรียกว่า Picture Superiority Effect ซึ่งแสดงให้เห็นว่ามนุษย์เรียนรู้และจดจำข้อมูลที่นำเสนอเป็นรูปภาพได้ง่ายกว่าการนำเสนอข้อมูลเดียวกันในรูปแบบคำพูด ขอแนะนำว่าให้เลือกรูปภาพที่สามารถใช้สื่อแทนข้อความที่จะนำเสนอ เพราะมันจะส่งผลให้ผู้ฟังเข้าใจและจดจำได้ดียิ่งขึ้น

Fun Fact : การนำเสนอข้อมูลด้วยปากเปล่าอาจทำให้ผู้ฟังจำเนื้อหาได้ประมาณ 10% แต่ถ้านำเสนอข้อมูลในรูปแบบภาพจะช่วยให้จำได้มากขึ้นถึง 65% เพราะสมองของคนเราประมวลผลข้อมูลในแบบรูปภาพได้เร็วกว่าข้อความถึง 60,000 เท่า

6. ทิ้งประเด็นหัวข้อย่อย

“นาทีที่คุณใส่สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยบนหน้าจอ คุณกำลังประกาศว่า ฉันเขียนสิ่งนี้ลงไป แต่อย่าเพิ่งไปสนใจมันตอนนี้”

— Seth Godin ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด

ข้อความของ Seth Godin นั้นถูกต้อง เพราะนักวิจัยได้แสดงให้เห็นหลายครั้งแล้วว่าหัวข้อย่อยเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุดในการนำเสนอข้อมูลที่สำคัญ คนที่นำเสนองานเก่ง ๆ อย่าง Steve Jobs ก็ไม่เคยใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเลย นั่นก็เพราะหน่วยความจำระยะสั้นของมนุษย์สามารถเก็บข้อมูลได้น้อยกว่า 7 รายการ และจำได้ไม่เกิน 10 - 15 วินาที ขอยกตัวอย่างให้เข้าใจมากขึ้น เช่น ต้องนำเสนอเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้ฟังเข้าใจภาวะโลกร้อน จากที่ต้องมีข้อมูล มีสถิติ มีหัวข้อย่อยเยอะแยะมากมาย ก็เปลี่ยนมานำเสนอเป็นคลิปวิดีโอสั้น ๆ ที่ทรงพลังและแสดงให้เห็นว่าทำไมพวกเขาต้องใส่ใจเรื่องนี้ เป็นต้น

7. ใช้เวลาในการฝึกซ้อม

“การใช้พลังเพื่อทำความเข้าใจผู้ฟัง และสร้างข้อความที่ตรงใจกับพวกเขา คือการอุทิศเวลาและวินัยให้กับการนำเสนอ”

— Nancy Duarte ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร

การสร้างงานนำเสนอที่ให้ข้อมูล ให้ความบันเทิง หรือสร้างแรงบันดาลใจแก่ผู้ฟังนั้นต้องใช้เวลาในการทำนาน โดยในช่วง 30 ชั่วโมงแรกจะใช้เวลาไปกับการค้นคว้า วางแผน และแก้ไขเรื่องราว และอีก 30 ชั่วโมงข้างหน้าก็จะเป็นการสร้างสไลด์สำหรับนำเสนอ สิ่งสำคัญคือ 30 ชั่วโมงสุดท้ายก่อนจะนำเสนอนั้นควรจะเป็นช่วงเวลาสำหรับการซ้อม เพราะการฝึกซ้อมที่มากพอจะช่วยให้คุณนำเสนอได้ดีและเป็นไปตามที่ต้องการ

8. ใช้คำที่ธรรมดา เข้าใจง่าย

“1,000 เพลงอยู่ในกระเป๋าของคุณ”

- Steve Jobs อดีตประธานบริหารและอดีตประธานบริษัทแอปเปิล

ย้อนไปในปี 2001 ที่งานเปิดตัว iPod รุ่นแรก Steve Jobs ได้พูดแนะนำผลิตภัณฑ์นี้ว่า “สิ่งนี่เป็นสิ่งที่วิเศษมาก iPod 1,000 เพลงในกระเป๋าของคุณ” หรือในงานเปิดตัว MacBook Air เขาก็พูดแค่ว่า “MacBook Air คือโน๊ตบุ๊คที่บางที่สุดในโลก” 

การนำเสนอของ Steve Jobs มักจะหลีกเลี่ยงสถิติ ข้อมูลทางเทคนิค คำศัพท์ที่ซับซ้อน เขาชอบใช้ภาษาที่เรียบง่าย ชัดเจน ตรงไปตรงมาแบบที่เข้าใจได้ทันที และจดจำง่าย หากพิจารณาวิธีนำเสนอของ Steve Jobs อย่างละเอียดก็จะคล้ายกับการได้อ่าน ‘พาดหัวข่าว’ ซึ่งเป็นข้อความที่ทรงพลัง น่าจดจำ และมักมีไม่เกิน 140 ตัวอักษร ลองนำเทคนิคนี้ไปใช้กับงานนำเสนอของคุณดู 

ที่มาข้อมูล

• https://blog.hubspot.com/blog/tabid/6307/bid/34274/7-lessons-from-the-world-s-most-captivating-presenters-slideshare.aspx
• https://www.forbes.com/sites/carminegallo/2012/10/04/11-presentation-lessons-you-can-still-learn-from-steve-jobs/?sh=2bad4f4dde35