5 ปัญหาทางเทคนิคระหว่างนำเสนองาน พร้อมวิธีแก้ไข
879 views | 07/06/2023
Copy link to clipboard
Apple W.
Content Creator

รวมปัญหาทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการนำเสนองาน เช่น ฟอนต์เพี้ยน ไฟล์เปิดไม่ได้ ไปจนถึงสไลด์ไม่พอดีใหญ่กว่าหน้าจอ ปัญหาเหล่านี้นอกจากจะทำให้การนำเสนอติดขัดไม่ราบรื่นแล้ว หากผู้นำเสนอไม่รู้วิธีแก้ไขล่วงหน้า ก็อาจทำให้หมดความมั่นใจหรือตกใจจนเสียสมาธิได้ 



ปัญหาที่ 1: ฟอนต์เพี้ยน 

การที่ฟอนต์เลื่อนเกิดจากการที่เราใช้ฟอนต์ภายนอกที่ไม่ใช่ฟอนต์มาตรฐานแล้วไม่ได้ฝังฟอนต์ ทำให้เมื่อเวลานำเสนองานในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่ไม่ได้ติดตั้งฟอนต์แบบเดียวกับที่เราติดตั้ง นอกจากตัวหนังสือจะเลื่อนซ้าย เลื่อนขวาไม่เป็นระเบียบ อ่านไม่ได้ศัพท์และฟอนต์ยังเป็นภาษาต่างด้าวแล้ว ยังทำให้สไตล์ของสไลด์ทั้งหมดไม่เป็นไปตามที่เราวาดไว้ นอกจากนี้การฝังฟอนต์คงมีประโยชน์ถ้าเราคาดว่าคนอื่นจะแก้ไขสไลด์แบบออฟไลน์ 


Cr. support.microsoft 


วิธีการฝังฟอนต์ใน PowerPoint

  • คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก
  • ในคอลัมน์ด้านซ้าย ให้เลือกแท็บ บันทึก (save) 
  • แล้วให้สังเกต รักษาความเที่ยงตรงเมื่อแชร์งานนําเสนอนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ฝังฟอนต์ ในไฟล์ คลิกตกลง



ปัญหาที่ 2: แจ้งเตือน ‘ไม่สามารถเปิดไฟล์ได้’ ‘ไม่มีตัวแปลงข้อความ’

โดยทั่วไปแล้วหาก PowerPoint แจ้งเตือนว่า ‘ไม่สามารถเปิดไฟล์ได้’ ‘ไม่มีตัวแปลงข้อความ’ มักเกิดจากความเสียหายของไฟล์ที่จะเกิดขึ้นเมื่อไฟล์ถูกจัดเก็บด้วย USB หรือ PowerPoint 2007 และเวอร์ชั่นที่ใหม่กว่าจะไม่สามารถเปิดงานนำเสนอที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ PowerPoint 95 ได้ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้จำเป็นต้องเปลี่ยนรูปแบบพื้นฐานของไฟล์ PowerPoint 95 หรือเวอร์ชั่นที่ต่ำกว่า ดังนี้


วิธีแก้ไขเมื่อไม่สามารถเปิดไฟล์ได้

  • เปิดไฟล์ใน PowerPoint ที่มีปัญหา
  • เลือกไฟล์ บันทึกเป็น (Save as) ไม่เพียงแค่เลือกบันทึก (Save) ใช้บันทึกเป็นเนื่องจากไฟล์ต้องถูกบันทึกในรูปแบบที่แตกต่างกัน 
  • ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด ให้เลือกงานนำเสนอ (* .ppt) จากนั้นเลือก บันทึก
  • เปิดไฟล์อีกครั้ง ตอนนี้ไฟล์อยู่ในรูปแบบ .ppt จะสามารถเปิดไฟล์นั้นใน PowerPoint 2007 หรือเวอร์ชั่นที่ใหม่กว่าได้



ปัญหาที่ 3: วิดีโอในสไลด์เล่นเอง

ปัญหาที่สามในการนำเสนองานก็คือ อยู่ดี ๆ วิดีโอก็เล่นเองทั้งที่ยังไม่ถึงจังหวะที่วิดีโอควรจะเล่น ทำให้การนำเสนองานติดขัดขึ้นมาทันที ทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิ หลุดจากประเด็นที่เรากำลังตั้งใจนำเสนอ ซึ่งปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง บางคนอยากทำให้วิดีโอเล่นเมื่อเราคลิกซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นในการนำเสนอสไลด์ (เมื่อกด Spacebar แป้นลูกศรขวา หรือแป้นอื่น ๆ ที่ไปยังขั้นตอนถัดไป) วิดีโอจะเล่น แต่บางคนก็อยากให้วิดีโอเล่นเองโดยอัตโนมัติเมื่อถึงสไลด์นั้น มีวิธีแก้ปัญหานี้อย่างไรบ้าง 


Cr. support.microsoft 


เล่นวิดีโอโดยอัตโนมัติหรือเมื่อคลิก

  • คลิก ไฟล์วิดีโอในสไลด์
  • ในแถบ เครื่องมือเล่นวิดีโอย้อนหลัง ให้เปิดรายการ เริ่มต้น และเลือกตัวเลือกที่ต้องการ ดังนี้ 
  • ตามลำดับตามการคลิก วิดีโอจะเล่นทันทีเมื่อคลิกที่ใดก็ตามบนสไลด์เพื่อเลื่อนไปยังขั้นตอนถัดไป 
  • อัตโนมัติ วิดีโอจะเริ่มโดยอัตโนมัติ (ถ้ามีขั้นตอนภาพเคลื่อนไหวก่อนหน้าขั้นตอนภาพเคลื่อนไหวจะเล่นก่อนเป็นอันดับแรกจากนั้นวิดีโอจะเริ่มเล่นโดยอัตโนมัติ ถ้าไม่มีขั้นตอนภาพเคลื่อนไหวอื่นก่อนวิดีโอบนสไลด์ วิดีโอจะเริ่มเล่นทันที) 
  • เมื่อคลิก วิดีโอจะเริ่มเล่นเมื่อคลิกที่วิดีโอเท่านั้น



ปัญหาที่ 4: เปิดไฟล์ไม่ได้ 

ปัญหาที่สี่เป็นความผิดพลาดที่น่าตกใจที่สุดคือ เปิดไฟล์ไม่ได้ ไม่สามารถอ่านไฟล์หรือเปิดงานนำเสนอไม่ได้ อาจเป็นไปได้ว่า Microsoft 365 บล็อกไฟล์ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย เช่น มีรูปภาพ สื่อที่ลิงก์ ไฮเปอร์ลิงก์ และการเชื่อมต่อข้อมูลจากโค้ดที่อาจเป็นอันตราย ทำให้ขึ้นแจ้งเตือนว่าไฟล์มีปัญหาเปิดไม่ได้ วิธีแก้ไขง่าย ๆ เบื้องต้นก็คือ กดยกเลิกการบล็อกไฟล์เพื่อให้สามารถเปิดไฟล์ได้


วิธีแก้ปัญหาเปิดไฟล์นำเสนอไม่ได้ 

  • เปิด Windows File Explorer (เปิด เริ่ม ใน Windows แล้วพิมพ์ File Explorer)
  • ค้นหาชื่อ ไฟล์ ที่มีปัญหาบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
  • คลิกขวาไฟล์ แล้วเลือก คุณสมบัติ
  • ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติ ให้ค้นหาปุ่ม ยกเลิกการบล็อก ที่อยู่ใกล้กับมุมขวาล่าง ถ้ามีอยู่ให้คลิก ยกเลิกการบล็อกแล้วคลิก นำไปใช้ คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
  • เปิดงานนำเสนออีกครั้ง คลิกขวา ที่ไฟล์ใน File Explorer แล้วเลือก เปิด



ปัญหาที่ 5: สไลด์เล็ก-ใหญ่กว่าจอนำเสนอ

ปัญหาที่ห้าก็คือ ความตกใจเมื่อต้องนำเสนองานแต่เมื่อเปิดสไดล์ที่เตรียมมา มันกลับล้นหน้าจอหรือเล็กกว่าหน้าจอ ไม่พอดีเหมือนที่ตั้งใจไว้ ปัญหานี้ย่อมสร้างความปวดหัวให้แก่ผู้ที่ต้องนำเสนอผลงาน เพราะทำให้ไม่สามารถทำให้ผู้ฟังเห็นภาพที่ต้องการนำเสนอได้เพราะมันใหญ่หรือว่าเล็กจนเกินไป ปัญหานี้จะแก้ไขได้อย่างไรได้บ้าง 


Cr. support.microsoft 


วิธีเลือกขนาดสไลด์ให้พอดีกับหน้าจอ

  • เลือกแท็บ ออกแบบ บนแถบเครื่องมือ
  • ไปที่เลือก ขนาดสไลด์ ไอคอนขนาดสไลด์ใกล้กับด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือ
  • เลือกขนาดสไลด์ซึ่งมีอยู่ 2 แบบได้แก่ 
  • มาตรฐาน อัตราส่วนกว้างยาว 4:3 เหมาะกับหน้าจอแบบเก่า 
  • จอกว้าง อัตราส่วนกว้างยาว 16:9 เหมาะกับหน้าจอแบบใหม่ กว้างกว่าเดิม



ยังมีเทคนิคดี ๆ อีกมากมายในคอร์ส ‘Shortcut PowerPoint​ Design’ ที่จะมาสอนวิธีการออกแบบสไลด์อย่างมืออาชีพ เพิ่มความสามารถในการนำเสนอให้โดดเด่นและดียิ่งขึ้นสำหรับคนที่เป็นมือใหม่ เรียนจบเเล้วนำไปใช้ได้ทันที พิเศษสุดกับโปรโมชั่นที่ดีที่สุดฉลองครบรอบ 1 ปีกับ VCOURSE จากราคาปกติ 990 บาท ลดเหลือ 890 บาท เรียนได้ 90 วันนับตั้งแต่วันที่ซื้อคอร์ส สมัครเลย


 

ที่มาข้อมูล

  • https://support.microsoft.com/th-th